„Terézanyu és Kockafej”

Korycki Adrienn, SALIO Személyzeti Tanácsadó

A feleség elküldi az informatikus férjet vásárolni:
– Hozzál margarint, és ha van tojás, hozzál tízet!
Hazajön a férj, letesz tíz margarint az asztalra és azt mondja:
– Volt tojás!

Fordítsunk ezen a kedvelt IT-s viccen egyet. Mit mondana a HR-es feleség a férjének, ha őt küldené el a férje vásárolni? „Drágám, hoztam 10 margarint és 10 tojást, hogy adhassunk a szomszédoknak is, hátha nekik is szükségük van rá!”
Véleményalkotásunkat a sztereotípiák határozzák meg, melyeket szinte lehetetlen kikapcsolni a gondolkodásmódunkból. A számítástechnika világának szakembereiről a legtöbben azt gondolják, hogy „kockák”, rugalmatlanok, introvertáltak, maguknak valóak, bináris számrendszerben, azaz a 0-1 számok kombinációjában látják a világot. Akkor kommunikálnak, ha muszáj és annyit kommunikálnak, amennyit muszáj. Mindenkiben a potenciális, kicsit elesett felhasználót látják.

És mit gondol a világ rólunk, HR szakemberekről? Saját tapasztalatom szerint „mindenki – de legalábbis a vállalat – anyukája”, extrovertált, „keblemre a világot” szemlélettel segítjük, támogatjuk a körülöttük élőket. Akkor kommunikálunk, amikor csak lehet és annyit, amennyi a munkavállaló-munkáltató viszony egyensúlyához szükséges. Mindenkiben a potenciális, támogatható Embert és munkavállalót látjuk. Adódik a kérdés:

Tényleg a két póluson helyezkedik el az IT és a HR szakma?

IT

Komplex megoldásokban való gondolkodás
Projektmenedzsment képességek
Önálló munkavégzés (scrum management) és
egyre nagyobb teret hódít a csapatmunka

Izoláció mellőzése: nem „mi és a szervezet”

Diszkréció, üzleti etika
Dual focus: munkáltató és munkavállaló egyforma kiszolgálása és támogatása
Folyamatos fejlődés

Azt gondolom, hogy a válasz igen és nem. Igen, mert bármilyen típusú személyiségprofilt felvéve, biztosak lehetünk benne, hogy nem azonos kategóriákba sorolódnának a szakemberek. Míg az emberi erőforrással foglalkozó kollégáknál erősebb kell, hogy legyen a szociális érzékenység, kommunikációs készség, nyitottság, ismerkedési hajlandóság, addig az informatika tudorainak valószínűleg az elemzőkészségből, precizitásból, kompetens jellemzőkből jutna több. Míg az értékesítők esetében megfigyelhetők domináns viselkedési formák, addig az IT és a HR területen nem lehet egyértelmű határvonalakat húzni.

Közös metszet

Számos esetben közös halmazt is találunk, ilyen például a szervezetben betöltött szerep. Mind az informatika, mind az emberi erőforrás menedzsment kiszolgáló, jellemzően támogató területként van jelen a vállalatok működésében (természetesen ez alól kivételt képeznek azok a vállalatok, melyek alaptevékenysége a HR vagy az IT).

Egyik terület sem termel közvetlenül bevételt, de nélkülük nem valósítható meg a vállalati stratégia. Bár árbevételt nem termelnek, de a vállalati költségszint alakulására jelentős befolyásuk van. Példaként vehetjük a fluktuáció alakulását, a felhasználóbarát géppark és szoftverek minőségét és mindkét területen a beszállítói kör megválasztását.
Érdekes közös halmaz a diszkréció. A két terület az, aki a vállalat működéséről (sokk)mindent tud, aki a mindennapokban (sok)mindent lát. Hány olyan esetet tudunk mondani a szakmai életünkből, amikor az informatikus kollégák segítségét kértük egy-egy kínos, etikátlan, elvárt munkavállalói viselkedéssel össze nem egyeztethető viselkedés felgöngyölítésekor. És hány példát tudunk mondani, amikor egy-egy munkaviszony diszkrét lezáráshoz szintén az IT segítsége kellett. Ilyen esetekben egyértelműen kell, hogy segítse egymást a két terület..mint két feneketlen kút, mélyre temetve az információkat.

Lifelong learning

Sokat foglalkoztat a kérdés, hogy van-e olyan szakma, amelynek a képviselői hátradőlhetnek, és nem kell lépést tartaniuk a korral? Megtanulták, tudják, művelik. Ha nem szűkítünk szakmára, hanem általánosságban vizsgáljuk, megteheti-e a XXI. században bármely felelős szakember, hogy hátat fordít a technikai fejlődés őrjítő sebességének? Én olyan sokszor próbáltam ellene lázadni, de nem lehet.
A mai informatikusokra – legyen szó akár rendszergazdákról, fejlesztőkről, tesztelőkről, webes szakemberekről – kiemelten igaz, hogy egy technológia-robbanás közepette végzik a munkájukat. Nincs hét, hogy ne kapnánk hírt valami újdonságról a távközlés, mobiltávközlés, telekommunikáció, internet vagy a „vasak” világából. És nekik ezt mind követni kell.
Ugyan ez igaz a HR szakmára is. Egyrészt lépést tartunk a stratégiai emberi erőforrás menedzsment fejlődésével, sorra vesszük át a nyugati kultúrák HR módszertanait, se szeri-se száma a coaching iskoláknak, követjük a munka- és adójogi változásokat és mindezek mellett keressük az utat a jövő vezetői gárdájához, az Y generációhoz. Megtanuljuk kihasználni a social media adta új csatornákat, Facebook-on és virtuális állásbörzéken toborozzuk a munkatársakat és okos telefonokon keresztül szinte folyamatosan online-ok vagyunk, mert aki lemarad, az kimarad. És ha megviccel bennünket a technika ördöge, tárcsázzuk a helpdesk-es kollégákat.

„A gép forog, az alkotó pihen.” / Madách Imre, Az ember tragédiája/

A HR és IT kapcsolatának kutatása nem csak a standard vállalati környezetben izgalmas, hanem konkrét projektek esetén is. Üzleti partneremmel, Juhász Zsolttal, aki egy hazai kis- és közép- és nagyvállalatok számára komplex IT rendszereket szolgáltató vállalat ügyvezetője és tulajdonosa, közösen elemezzük, hogy az integrált vállalatirányítási rendszerek sikeres bevezetésében, mennyire domináns faktor az emberi tényező. Mennyire garantált az egyébként hibátlan, ügyfélre szabott rendszer szervezetbe történő bevezetése? A diplomatikus válasz az, hogy 50%-ban. És ez esetben nincs félig telt pohár! Szomorú igazság, de ez a pohár félig üres. A jó hír viszont az, hogy az emberi tényező a másik 50%, amivel meg tudjuk tölteni.
Az alábbi ábra jól szemlélteti, hogy hány ponton kapcsolódik egymáshoz a két szakterület:

A projekt indításakor és azt megelőzően, az új rendszer bevezetésére vonatkozó döntés-előkészítő fázisban számos emberi tényezőt kell figyelembe venni:

• Van-e megfelelő kompetencia a szervezetben az új rendszer befogadására?
• Mely kollégákból fog állni a belső projekt team és ki lesz a team élén?
• Jelen van-e vállalati kultúrában a projektmenedzsment és a változások kezelésének gyakorlata, tapasztalata?
• Mekkora leterheltséget fog jelenteni a rendszerbevezetés a zökkenőmentes operatív működés mellett?

Rögtön a projekt indításakor és azt követően is kritikus fontosságú a kommunikáció:

• Projekttagok, kulcsemberek felkérése, szerepek, felelősség- és hatáskörök tisztázása, rögzítése.
• Projektvezető megbízása, feladatkörének kialakítása (személyének elfogadása és elfogadtatása).
• Ösztönzési rendszer kialakítása a projekt teljes időtartamára (határidők, mérföldkövek, KPI-ok, részeredmények, teljesítési elvárások).
• Szervezet tájékoztatása a változások hátteréről, a következő hónapok leterheltségéről.

Ha ERP bevezetésről hallunk, valószínűleg nem az lesz az első gondolatunk, hogy vajon milyen mértékben fog változni a vállalati kultúra? Pedig a kettő együtt jár! Akár jól, akár rosszul menedzseljük a rendszer bevezetését, mindenkép formálódik a szervezet:

• Sikerekkel teli rendszerbevezetésnél folyamatosan meg kell ünnepelni már a részeredményeket is.
• Nehézkes rendszerbevezetés esetén kultúraformáló hatással bír a konfliktusok kezelése, feldolgozása, tanulságok levonása, újbóli – esetleg többszöri – talpra állás és nekifutás.
• Mindenkép új tudás épül be a szervezetbe: projektmenedzsment ismeretek, változásmenedzsment, ERP rendszerrel kapcsolatos ismeretek, külsős stratégiai partnerekkel való kapcsolattartás, érdekérvényesítés vállalaton belül és kívül, stb.
• Bővülnek, gazdagodnak a feladatkörök, így bővülhetnek a felelősségi körök is.
• Bizonytalanságok kezelése: vajon szükség lesz-e minden munkatársra az új rendszer életbe lépését követően?
• A túlmunka, fáradtság, helytállás a párhuzamos feladatkörökben okozta feszültségek és kimerülés kezelése.
• A rendszer bevezetések során – jellemzően a projekt vége felé – megfigyelhető még egy jellemző dolgozói / felhasználói magatartás, amit mindenkép kezelni szükséges, ez pedig az automatikus hárítás. Hibás lehet a szállító, a szoftver, de semmiképp sem maguk a felhasználó. Ez talán onnan ered, hogy a Magyarországon működő vállalatok többségénél nincs meg a „hibázás” kultúrája.

Biztosak lehetünk benne, hogy egészen másképpen fog hozzáállni a szervezet a következő, nagy horderejű változáshoz.
A HR jelen volt a projekt előkészítésében, indításában, végrehajtásában, így a zárásból sem maradhat ki. Ebben a fázisban is hárul ránk bőven feladat:

•  Projekthez kapcsolódó ösztönzési rendszer kiírásainak értékelése, zárása.
• Szükség szerint az új szervezeti ábra megrajzolása, új munka- és feladatkörök kialakítása.
• Gondoskodás a rendszer működtetéséhez szükséges kulcsemberek megtartásáról.
• Megtalálni a projektvezető helyét a szervezetben.
• Köszönet és ünneplés sikeres projektzárás esetén.

Abban a szerencsés helyzetben vagyok, hogy nem csak tanácsadóként, hanem munkavállalóként is végigkísérhetek egy nagy horderejű, a vállalat működését és jövőjét alapvetően befolyásoló rendszerbevezetést. A magyar apróhirdetési piac legpatinásabb szereplőjénél Matusek László üzemeltetési és fejlesztési igazgatóval belülről élhettem meg azt, amit Juhász Zsolttal és csapatával karöltve, külsősként kísérünk figyelemmel.
Bátran állíthatom a problémák és a munkavállalói kérdések ugyan azok.

Félig üres poharak

Miért pont én vegyek részt benne?
Miért tesznek rám ekkor felelősséget?
A projekt zárásával ránk biztosan nem lesz szükség.
Ebben a projektben senki nem tesz semmit, csak a mi területünk.
Ki választotta ki őket? Ezt mi is meg tudtuk volna önerőből oldani.

Slágerszakmák

Látjuk, mennyi feladat hárul mindkét support funkcióra. Lesz-e kinek átadni a stafétát? Mennyire sláger szakma, mennyire a XXI. század nélkülözhetetlen velejárója a két szakterület?
Ugyan úgy, ahogy az IT, a HR terület is folyamatosan fejlődik. Tanácsadóként egyre gyakrabban találkozunk azzal a ténnyel, hogy a hazai kis- és középvállalati szektor vállalkozásai is nyitnak a stratégiai HR megoldások felé.
2008-2009. óta töretlen az informatikai állások sikere. Felmérések szerint, a legkeresettebb szakemberek listáján, folyamatosan a TOP3 helyezettben szerepelnek a műszaki szakemberek. A SALIO Személyzeti Tanácsadó Kft. egyik üzletága a toborzás-kiválasztási kihívásokra nyújt megoldást. Nálunk is folyamatosak az informatika területéről – mind vállalati, mind tanácsadói – oldalról érkező megbízások. Tapasztalatunk szerint villámgyors reagálást igényel a HR tanácsadótól az IT-s pozíció, mert két kézzel kapnak a munkáltatók a megfelelő tapasztalattal rendelkező és a teljesen kezdő szakemberek után is.
Végtelenül kíváncsi voltam, hogy mi az oka ennek a magas sebességfokozatba kapcsolásnak és a kérdésemre egyértelműen a következő választ tudom adni: a gazdasági válság eredményeként azok a munkáltatók, akik nem tudtak árbevételüket növelni, egyetlen megoldásként a költségcsökkentéshez tudtak folyamodni. Szinte valamennyi gazdasági társaságnál a személyi költség az egyik legjelentősebb költségtétel, ezért sokan voltak kénytelenek megválni kollégáiktól. Az elmúlt hónapokban leépített munkavállalókat nem merik, illetve nem tudják pótolni a munkáltatók, ezért emberi erőforrás helyett rendszerekbe, fejlesztésekbe, szoftverekbe invesztálnak a vállalatok.

Szoftvertanácsadó partnereink két területen figyeltek meg az átlagosnál nagyobb kereslet élénkülést az elmúlt egy, másfél évben:

1)    CRM rendszerek területén, ahol kiemelt figyelem fordul a kereskedelmi tevékenység felpörgetésére, illetve a
2)    Dokumentumkezelő és workflow rendszerek piacán, ahol cél a nagyobb vállalati fegyelem „kierőszakolása” a munkavállalókból.

Mindkét esetben egyértelmű következtetésként azt vonhatjuk le, hogy a vállalatok ebben a nehéz gazdasági környezetben sokkal inkább költség és árbevétel érzékenyek!
Továbbra is tartanak sok esetben a lecsökkentett létszám újra duzzasztásához, ebben az esetben viszont IT-s kompetenciára van szükség. Őket megtalálni viszont HR-es kompetencia kell. És a kör ismét bezárult! Újabb megerősítést nyert, hogy bár első hallásra a két szakterület ég és föld, a közös halmaz mérete miatt, lassan kiérdemlik a „társterület” státuszt.

Összefoglalva, bár első hallásra két, mint egymástól teljesen távol álló szakterületekről beszélünk, mégis minduntalan hasonlóságokra bukkanunk. Legyen szó akár:

• a folyamatos és kétirányú kommunikációról
• a vállalati célok tiszta, egyértelmű, személyre lebontott kitűzéséről
• célok egyesítéséről, átfedések megtalálásáról a közös munka érdekében
• csapatmunkáról, ami ma már valamennyi munkakörben alapkövetelmény
• közös workshop-okról, közös gondolkodásokról, ahol a logika, objektivitás és az empátia arányai tolódhatnak csak el
• vagy strukturált, projekt rendszerű munkavégzésről.

Tartsuk szem előtt és alkalmazzuk a felsorolt stratégiai HR eszközöket, hiszen egyértelműen növelik és fenntartják a motivációs szintet, bármilyen munkakörben is dolgozzanak kollégáink.